Quale team non è mai incappato in quel disperato bisogno di strapparsi i capelli nel trovarsi a lavorare con contenuti sparpagliati tra computer e sistemi vari? Le strade per seguire il loro ciclo di vita si fanno incredibilmente tortuose e la conseguenza è la perdita di efficienza in operatività ma soprattutto una mancata coerenza nei confronti di utenti e collaboratori, essendo gli asset divisi su più piattaforme e quindi non opportunatamente integrati in flussi di lavoro condivisi.
Ma esistono soluzioni che, a partire dalla centralizzazione dei contenuti, offrono una piattaforma che garantisce di monitorare lo stato di avanzamento degli stessi, dalla loro creazione, all’approvazione e pubblicazione e di intervenire su di essi all’interno di workflow condivisi.
Ne parliamo con Natascia Meneghetti, consultant presso THRON.
D: Al giorno d’oggi che le aziende si trovano a gestire enormi flussi di dati perché è così importante avere sotto controllo l’intero ciclo di vita dei contenuti?
R: Il controllo dell’intero ciclo di vita dei contenuti è fondamentale per sfruttarne a pieno il valore: poter reperire rapidamente i contenuti, conoscere in qualunque momento il loro stato di approvazione, i canali in cui sono pubblicati o le persone che vi hanno accesso, e addirittura poter revocare o modificare queste impostazioni, è una condizione necessaria per controllarne la consistenza sia verso l’esterno che all’interno dell’azienda. Per farlo però è necessario disporre di strumenti in grado di supportarci in modo efficace.
Il candidato ideale è senza dubbio la Content Platform THRON perché i motori AI integrati nei suoi processi sono il miglior alleato per mettere ordine tra i contenuti: l’AI estrae le informazioni principali da essi in termini semplici e conosciuti, proprio quelli che ci balzano in mente quando cerchiamo qualcosa, e questo garantisce un recupero dei contenuti più efficace.
E non solo! Le informazioni associate dall’AI assieme a quelle che si possono aggiungere di persona per completarle in base agli obiettivi di Marketing, aiutano a conoscere gli interessi degli utenti e a valutare le performance dei contenuti. In questo modo non si perde mai il controllo sul contenuto, dalla catalogazione alla fruizione, si raccolgono dati consistenti e si risparmia tempo!
D: Spiegaci rapidamente in che modo i workflow automatizzati di THRON possono aiutare a migliorare i processi di Content Management e quali sono i benefici che ne derivano.
R: Immaginiamo di dover gestire dei contenuti per una nuova campagna pubblicitaria: dovremmo collaborare con agenzie esterne per la produzione di immagini e video, dovremmo gestire diversi team aziendali per l’editing e l’approvazione di questi contenuti e infine controllare che vengano erogati al momento giusto nel giusto canale. Quanti flussi possiamo contare? Chi li supervisiona? Quante volte i nostri contenuti sono stati duplicati, rinominati e magari non riusciamo a capire quale sia la versione da pubblicare o peggio se abbiamo pubblicato diverse versioni!
In quest’ottica, risparmiare tempo ed errori diventa semplice con la tecnologia di THRON che consente di:
- eliminare le duplicazioni con l’assicurare un’unica versione del contenuto grazie all’ordine portato dai motori AI
- condividere i contenuti rispettando gli step ritenuti necessari con l’organizzazione in cartelle che rappresentano le diverse fasi del processo approvativo
- stabilire gli utenti e i gruppi e i relativi diritti di accesso ai contenuti (solo lettura, modifica etc.) incentivando una collaborazione condivisa in cui è possibile far intervenire nel workflow i soggetti giusti solo al momento giusto e nelle modalità consentite
- assicurare sempre il pieno controllo sulle condivisioni interne ed esterne che sono state effettuate con il tener traccia dello storico delle azioni su ogni contenuto
Se poi aggiungiamo la possibilità di gestire in modo automatico la condivisione dei contenuti approvati nei diversi canali e di intervenire rapidamente nell’aggiornamento dei contenuti distribuiti aggiornandone semplicemente la versione da piattaforma, capiamo che i benefici dell’adottare THRON non si arrestano al semplice processo approvativo. La delivery integrata e la possibilità di ricavare dati sugli interessi degli utenti dalla fruizione dei contenuti lo rendono un unicum all’interno del panorama dei DAM.
D: Spiegaci perché l'aver ottimizzato i propri processi lavorativi con workflow automatizzati ha portato alle aziende coinvolte vantaggi consistenti
R: L’ottimizzazione dei processi lavorativi sta alla base di una buona gestione dei contenuti. Gli obiettivi primari comuni a tutte le aziende sono il mantenimento del controllo sui contenuti, la minimizzazione dell’effort degli utenti e la facilitazione della condivisione con agenzie esterne all'azienda.
In base ai team coinvolti, le tipologie di contenuto e i canali da gestire, i workflow risultanti possono essere più o meno strutturati, ma l’importante aspetto da considerare è la dinamicità: ho bisogno che la struttura e i flussi individuati si adattino alle esigenze in evoluzione dell’azienda evitando di creare rigidità che porta inevitabilmente ad uscire dal workflow perdendo i benefici esposti inizialmente.
I workflow di approvazione e condivisione di THRON sono in grado di soddisfare le richieste di quelle aziende che necessitano di controllare il processo di approvazione di tutti i contenuti erogati sui propri canali e di mantenere il controllo della documentazione di prodotto, materiali che devono essere sempre aggiornati e facilmente reperibili per poter essere utilizzati efficacemente in supporto alle attività di Marketing & Sales.
