Processi di photo-shoot più snelli: l’esperienza di EPHOTO

Intervista a Priscilla Foschi, CEO&Co-founder di EPHOTO

Priscilla Foschi
Co-founder & CEO @E-photo

Questo post è stato originariamente pubblicato l'8 gennaio 2020, e aggiornato il 28 maggio 2020

Hanno fatto notizia in queste settimane gli ultimi servizi fotografici di Gucci e di Zara, in quanto realizzati interamente dai modelli stessi. Hanno ricevuto vestiti e indicazioni e poi si sono fotografati, producendo immagini ritenute stilisticamente perfette anche dai fotografi professionisti.

Che sia una trovata di marketing o una necessità causata dal COVID-19, sono state le prove generali di una rivoluzione dei processi aziendali da cui potrebbe essere difficile fare marcia indietro.

Meno costi, più semplicità. Però, se è vero, che da un lato, la macchina organizzativa si snellisce, dall’altro la necessità di controllare i processi, anche da remoto, aumenta.

Sappiamo che centralizzare i processi su un unico strumento permette di controllarli, nonché di risparmiare tempo e risorse economiche.

 

THRON Photo Shoot

Ecco perché è stato sviluppato THRON Photo Shoot, una parte del nostro software adibita alla gestione dell’intero processo di organizzazione e realizzazione di un servizio fotografico. Le varie fasi e le immagini prodotte si possono intersecare col resto dei flussi di lavoro di marketing, comunicazione e prodotto, perché avvengono tutti sulla content platform.

THRON Photo Shoot permette di gestire l'intero processo.

1. BRIEF - La fase iniziale di assegnazione delle lavorazioni e dei brief direttamente dalla piattaforma. Da qui si possono consultare anche i book delle modelle e dei modelli, per scegliere chi si adatta meglio al servizio. Sono presenti anche tutte le informazioni su taglie e misure, per poter fornire loro i vestiti adatti.

2. SCATTI - I fotografi (in futuro forse i modelli stessi?) ricevono le linee guida su come impostare il servizio fotografico e una volta prodotti gli scatti li caricano in piattaforma.

3. APPROVAZIONE - Questi scatti sono visionati e validati sulla piattaforma stessa da chi di dovere. Ciò permette di snellire i processi perché non c'è spostamento di file tra piattaforme diverse, né rischio di lavorare su versioni non approvate.

4. POST-PRODUZIONE - Gli scatti selezionati possono anch'essi essere post prodotti aprendoli direttamente in Adobe Photoshop, così da non scaricarli in locale creando copie inutili.

5. ARRICCHIMENTO - Gli scatti sono arricchiti con tutte le informazioni dei prodotti che rappresentano. In questo modo li ritrovi molto velocemente.

6. PUBBLICAZIONE - Inoltre, se devi recuperare gli elementi per creare una pagina prodotto, cercando per codice ci si mette un secondo! Questa azione può anche essere automatizzata.

 

Il caso di E-photo

Che problema risolve THRON Photo Shoot? Le aziende spesso affidano la realizzazione degli scatti per l'e-commerce a veri e propri professionisti. Spesso, però, la collaborazione tra le parti in gioco non segue processi standardizzati ed è costellata di ritardi ed inefficienze.

Approfondiamo l’argomento con Priscilla Foschi, CEO e Co-founder di EPHOTO, agenzia fotografica specializzata nella realizzazione di scatti di prodotto per l’e-commerce in ambito fashion. Priscilla ci spiega come la sua realtà ha risolto le criticità legate ai processi di photo shoot con una piattaforma di lavoro condivisa.

D: Quali sono gli step che solitamente intercorrono tra l’agenzia fotografica e l’azienda cliente nella realizzazione degli scatti di prodotto? Come vengono condivisi i file e chi è coinvolto nella loro approvazione?

R: La condivisione tra il cliente, inteso come reparto aziendale detentore del business, e lo staff di produzione deve essere approfondita e costante. Dai requisiti desiderati alle guidelines che indirizzano la creatività, dalla disponibilità di prodotto fino all’output finale, gli elementi da prendere in considerazione e monitorare sono numerosi.

Si stima che mediamente siano otto i reparti coinvolti nel processo che devono fornire informazioni ed essere aggiornati riguardo all’avanzamento della produzione, nell’ottica di pianificare le proprie attività. Pensiamo non solo all’e-commerce, ma anche al marketing, al social media management, al customer service, al commerciale, alla logistica etc.

Il tempo che viene speso per la trasmissione e la condivisione dei dati, ma anche la credibilità e la consistenza dell’informazione veicolata sono strettamente dipendenti dallo strumento utilizzato. In un flusso non strutturato, le ore-uomo spese in pianificazione, nell’organizzazione delle liste, nell’aggiornamento delle stesse e nella condivisione degli aggiornamenti occupano l’80% del tempo.

Purtroppo, sono ancora moltissime le realtà che affidano grandissimi flussi di contenuto a strumenti come Dropbox, WeTransfer, Google Drive e scambi e-mail. L’errore umano, che naturalmente si assesta intorno al 5%, non ha modo di essere intercettato e corretto, né a livello gestionale né a livello qualitativo.

Per una realtà come EPHOTO, che pianifica e segue circa 2000 set fotografici all’anno, è impensabile un approccio del genere. Il primo servizio che offriamo ai nostri clienti è quindi quello di supportarli nello studiare e istituire procedure efficienti, il secondo è quello di implementare le stesse all’interno del DAM.

La possibilità di centralizzare il contenuto in un unico contenitore – il DAM - consente di offrire a tutti gli attori coinvolti una versione sempre aggiornata e approvata dello stesso, oltre che, grazie a specifiche interfacce studiate per lo scopo, un monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento della produzione.

 

D: Secondo la tua personale esperienza, quali sono i vantaggi sia lato fotografo/agenzia sia lato azienda cliente di centralizzare su un’unica piattaforma questi processi?

R: I vantaggi si misurano in ore-uomo risparmiate, efficienza nei processi, univocità e inconfutabilità del dato che uniforma sia la gestione di processo sia, più banalmente, i criteri di fatturazione

Un altro grosso beneficio è legato all’estrema usabilità della piattaforma da parte di tutti i ruoli coinvolti nel processo, senza criticità o incomprensioni a inficiarne il corretto avanzamento. Essa, infatti, segue il più possibile la “manualità” consolidata dei professionisti con funzionalità da loro già sperimentate e conosciute (dalla ricerca al drag&drop).

D: Vuoi raccontarci come avviene un “normale” processo approvativo in EPHOTO grazie all’applicativo sviluppato in partnership con THRON e quali sono i KPI che avete raggiunto rispetto alle procedure che utilizzavate prima? 

R:  L’introduzione dell’applicativo software per gestire i servizi fotografici, sviluppato in partnership con THRON, ha finalmente reso possibile nella nostra realtà la standardizzazione dei processi secondo le procedure di flusso che sono sempre state il nostro cavallo di battaglia. 

Ha consentito, infatti, di dare la piena visibilità ai nostri clienti in merito all’avanzamento della produzione e di definire in modo chiaro le responsabilità dei flussi approvativi. Per il producer si tratta del 25% del tempo ottimizzato.  

Tra l’altro lo storico di ogni commessa è archiviato e visibile e l’interazione tra il cliente e il producer, una volta semplificati i processi, può focalizzarsi su aspetti più rilevanti del progetto (certo, tenendo conto della collaborazione in questo senso dei clienti!) 

Anche la percentuale di errore umano, per quanto riguarda sia i check qualitativi sia il processo di rinomina e ordinamento degli scatti è diminuita allo 0,2%. Considerando che si tratta di aspetti tecnici che vanno a impattare qualitativamente la percezione di un catalogo online, il miglioramento in questo senso è un dato rilevante. 

L’interfaccia dell’applicativo, grazie alla specificità con cui è stata disegnata, consente anche un controllo qualità dei contenuti che è orientato al business coinvolto. Per esempio, consente di vedere le varianti colore dello stesso modello affiancate oppure di filtrare tutti gli articoli di uno specifico colore per controllarne l’effettiva coerenza.

In questo modo il controllo qualità diventa effettivamente efficace!